Контроль и помощь в выполнении задач партнёрам и сотрудникам
Мотивация партнёров для достижения целей
Не важно как вы работаете со своей командой в одном офисе или удаленно друг от друга. Вы не будете стоять у них за спиной и следить как сотрудники выполняют задачи. Команда у которой совпадают взгляды на ведение бизнеса не требует ежедневного контроля и присутствия в офисе. Поэтому контроль главы бизнеса превращается во взаимопомощь для выполнения задач по достижению целей бизнеса.
Партнерство в бизнесе
Моё дистанционное управление проектами построено на партнёрстве. Партнёры в проектах это и собственники бизнеса и сотрудники, которые получают дивиденды наравне с акционерами и имеют право голоса наравне с акционерами. Главное условие партнёрства — работа в компании. Если сотрудник или собственник бизнеса увольняется, то передает акции и права другим акционерам или сотрудникам по выбору акционеров. Партнёры делегируют полномочия между собой в тех областях в которых лучше разбираются, и по условиям бизнеса им лучше быть на этом месте. Например, мой брат Руслан — акционер Химтраст. Мы делим с ним зоны ответственности в Химтраст. Он отвечает за технологии — создание и производство компонентов ППУ, а я за маркетинг. И есть Евгений — он не акционер Химтраст. Он занимается административными и операционными вопросами, поэтому он директор в компании. Алексей, тоже не акционер в Химтраст, отвечает за финансы. Алексей и Евгений для нас с Русланом в бизнесе Химтраст партнёры и они получают дивиденды наравне с нами и имеют такие же голоса на собраниях и совещаниях, как и мы с Русланом. Алексей также один из собственников бизнеса ДиБ Системс, где он отвечает за финансы. Сергей и Андрей создают программные продукты ДиБ Системс. Они акционеры и работающие партнёры. В хедж-фонде EAM Stocks&Derivatives Strategies S.P., Александр — партнёр, отвечает за трейдинг, риски и инвестиционный портфель, а я за маркетинг и операционное и юридическое управление структурой хедж-фонда.
Такое партнёрство в бизнесе предполагает, что каждый из нас знает, что делает каждый и мы несем ответственность друг перед другом. Мы обсуждаем и решаем какую стратегию принять в финансах, маркетинге, производстве и инвестициях, а потом каждый решает задачи с подчиненными на операционном уровне в рамках каждого бизнеса.
Принципы планирования и постановка целей и задач
Планировать, ставить цели и задачи я начал еще в школе на интуитивном уровне. Так как учился в двух школах и приходилось успевать делать уроки, чтобы родители разрешили пойти на тренировку. И чтобы все успевать, я составлял расписание. Я даже знал расписания автобусов, чтобы вовремя приезжать из одной школы в другую и не тратить время на ожидание автобуса. Когда занялся бизнесом, то увлекся тайм-менеджментом в аутлуке. Первой книгой и методикой благодаря которой выстроил свою систему планирования стала Тайм-менеджмент с помощью Microsoft Outlook автор С. МакГи.
Планирование бизнеса я начинаю с постановки стратегической цели бизнеса. Затем цель на ближайший год и потом цель разделяю на планы задач для себя и партнеров. Один раз в неделю сверяюсь с партнёрами по планам и задачам, что сделано или нет и почему не сделано.
Сегодня эта программа по управлению отношениями с клиентами в рекламе не нуждается, а я использую её с 2010 года. Программа позволяет ставить задачи себе и менеджерам, чтобы не один клиент не был забыт и каждая задача была выполнена вовремя. Программа собирает статистику по клиентам и позволяет контролировать менеджеров на выполнение стандарта продаж. Например, я в течение в месяца просматриваю карточки клиентов на предмет заполнения со стандартом продаж, прослушиваю записи телефонных переговоров и переписку с клиентами прямо в АМО СRМ. Строю воронки продаж и анализирую клиентскую базу по категориям VIP, А,В и С.
Программа для ведения бухгалтерского и управленческого учета. Три года назад перешли на это решение в Химтраст. Программа создана для совместной удаленной работы. Я работаю с отчётностью, менеджеры со счетами, клиентской базой и удаленными складами. Мы настроили учёт между удаленными складами и интернет-магазином, поэтому наши клиенты видят остатки на всех складах Химтраст, как на витрине магазина. Перешли на 1С УПП, когда искали инвесторов для Химтраст для удаленного доступа к отчетности компании. Инвесторов не нашли, а программой довольны.
Система управления проектами ДиБ Системс обеспечивает оперативное взаимодействие с клиентами по вопросам сопровождения программных продуктов компании. Клиенты в онлайне оповещают о проблемах или задают вопросы, создают задачи, получают ответы и рекомендации. Время реакции службы поддержки «ДиБ Системс» на ту или иную задачу устанавливают сами клиенты, что обеспечивает гибкость в выборе приоритета задач.
Я в онлайне вижу количество задач и приоритеты, а также вопросы клиентов, поэтому могу оперативно урегулировать запросы VIP клиентов.
Программа легко настраивается для диалога с клиентами, обмена файлами, скриншотами и документацией.
Это приложение я использую для совместной работы с совместными документами и для создания сводных таблиц с планами задач и KPI.
Как это работает
Один раз в неделю я провожу skype конференцию с командами с использованием вышеперечисленных программ. На еженедельных конференциях обсуждаем задачи и этапы выполнения планов каждого проекта. Если я работаю в офисе одного из своих бизнесов, то продолжаю работать в этих программах, и во время встреч и обсуждений мы сидим за круглым столом, уткнувшись в компьютеры и только не используем skype.